kaizen
משמעות המלה kaizen (קייזן) ביפנית היא: לפרק ולהרכיב מחדש יותר טוב. kaizen מוכר במערב ככלי מרכזי בארגז הכלים של אסטרטגיית ה - Lean. זוהי שיטה לביצוע שיפורים מתמידים ולמידה ארגונית בכל תהליך שניתן להעלות על הדעת‚ בארגוני תעשייה ושירות כאחד. במובן העמוק והרחב זוהי תרבות‚ התנהגות ארגונית. מקור השם רומז לתפיסת ההתבוננות של תורת הזן‚ הגורסת כי אם נתבונן באופן הנקי והפשוט ביותר על תהליכים‚ ללא דעות קדומות‚ ואם נלמד להקשיב לעצמנו וללקוחותינו - נוכל לראות את המציאות האמיתית‚ כפי שהיא‚ ומכאן נוכל לשנותה לטובתנו ולטובת הארגון‚ לאורך זמן‚ ובעקביות.
תרבות ארגונית - הדרך והתהליך הם העיקר, התוצאות גם
בבסיס שיטת ה kaizen מונחת התפיסה שאין מישהו היודע טוב יותר את התהליך, יתרונותיו, חסרונותיו, וההזדמנויות לשיפור – מאשר האנשים העושים במלאכה.
ברוב התהליכים, ובמיוחד בארגונים גדולים, יש הרבה גורמים עושים ומעורבים, ממשקים, ופעילויות גומלין. זוהי מערכת מורכבת. הייחוד בשיטת ה kaizen הוא בהבאת כל הגורמים הרלוונטיים לתהליך אל שולחן אחד, העלאת מירב ההזדמנויות לשיפור, בחינה ויישום שיפורים תוך זמן קצר יחסית, תוך ראייה מערכתית וממוקדת ערך ללקוח.
ארגונים רבים בעולם מדווחים על הצלחות מרשימות, ואימצו את השיטה ומשתמשים בה ליישום מהלכי שיפור לאורך זמן, וליצירת אוירה של ארגון לומד אמיתי.
המפתח להצלחה הוא בראש וראשונה מחויבות הנהלה והשקעת תשומת לב ניהולית.
שלבים בתהליך ה kaizen
1. הקמת צוות רלוונטי לנושא ממוקד, כחלק מתכנית שיפור ויעדים רב שנתית, או כתוצאה מבעיה מהותית שהתגלתה כאן ועכשיו.
2. ביצוע pre-kaizen: איסוף נתונים, הדרכת הצוות, הקניית כלי ניתוח ופתרון בעיות. ניתוח מצב קיים, זיהוי הזדמנויות, הערכת תוצאות, קביעת מדדים ויעדים.
3. ביצוע kaizen: ניתוח חלופות אפשריות, הערכת עלות-תועלת, בניית תכנית יישום לשיפור.
4. ביצוע תכנית היישום בפועל, מעקב פעילויות לביצוע על ציר זמן.
5. תחזוקת תוצאות, מדידת ביצועים, תיקון והערכה מחודשת, חזרה לסעיף 1.
kaizen יכול להתרחש בכל יום, כעצירת עבודה מתודית של התהליך למספר דקות, דיון בבעיות שעלו היום, ניתוח גורמים, פתרון, ויישום מיידי. kaizen יכול להתרחש כאירוע מתוכנן של מספר ימים, המערב מספר רב של משתתפים, כאשר הפתרון הדרוש הוא מערכתי, ודורש מעורבות של גורמים רבים בתהליך.
אבל תמיד המפתח להצלחה היא הפתיחות, ההתבוננות האמיצה במראה, וההקשבה לעושי התהליך. זוהי למידה.